لقد بنيت نظامًا لتحديد رسائل البريد الإلكتروني الذكية في 15 دقيقة (يساعدني على تخفيض 5 ساعات/أسبوع)

لم أختبر رسالة بريد إلكتروني يدوياً منذ ستة أشهر، وتقوم عملية عمل مبنية في Make.com بتنظيم كل رسالة دخولية إلى واحدة من ثلاثة سطل، ثم تقوم بالعمل الصحيح دون أن ألمسها.

هذه الصورة، وصلت رسالة بريد إلكتروني جديدة، ويتمّ التقاطها من موقع Make.com، وإرسال خط الموضوع والجسم إلى ChatGPT مع طلب محدد واحد. يعيد ChatGPT كلمة واحدة: الرصاص، الدعم، أو الضوضاء. بناءً على تلك الكلمة، تقوم ثلاث إجراءات مختلفة بإطلاق النار. يذهب الرصاص إلى Notion ويضغط علي Slack. يحصل الدعم على مسودة رد تنتظر في صندوق البريد الخاص بي. يتم حفظ الضوضاء دون أن أراه قط. إجمالي وقت بناء اليوم: خمسة عشر دقيقة. وقت مدخر: حوالي خمس ساعات كل أسبوع. دعونا نذهب.

الخطوة الأولى، هو الزناد. افتح Make.com، انقر فوق إنشاء سيناريو جديد. ابحث عن Gmail في قائمة الوحدات، انقر عليها، اختر Watch emails. قم بتوصيل حساب Gmail الخاص بك إذا لم تكن قد فعلت بالفعل. الآن الإعدادات. الجدول: صندوق الموصول. علامة الرسائل كما قراءة: لا، نريد أن تكون غير متأثرة حتى يتخذ سير العمل الخاص بنا قرارًا. الحد: عشرة، لذلك فإنه يعالج عشرة رسائل إلكترونية في كل مرة. الصف: إضافة مرشح واحد، غير قراءة، لذلك لا نقوم بإعادة معالجة الأشياء. انقر فوق OK. يتم إعادة تشغيل الزناد. بعد ذلك نحتاج إلى المصنف، الدماغ الذي يقرر نوع رسائل الإلكترونية لكل واحد.

الخطوة الثانية، هي المصفوفة. انقر على رمز "إضافة" لإضافة وحدات. ابحث عن OpenAI، اختر إنشاء إكمال. إذا لم تربط OpenAI بعد، فسوف تحتاج إلى مفتاح API، إعداد لمرة واحدة، دقيقتين. في النموذج المتساق، اختر gpt-4o-mini. إنها رخيصة وسريعة، لا نحتاج إلى النموذج الثقيل لهذا. الآن في المطلب، ضغط هذا بالضبط: قراءة هذا البريد الإلكتروني والرد بكلمة واحدة فقط: الرصاص، الدعم، أو الضجيج. الرصاص يعني استفسار مبيعات أو فرصة عمل حقيقية. الدعم يعني عميل موجود مع سؤال أو مشكلة. الضجيج يعني رسالة إخبارية، ترقية، إشعار آلي، أو أي شيء آخر. موضوع البريد الإلكتروني: جسم: جسم. خريطة الموضوع والحقول الجسدية من محفز Gmail. Save.

الخطوة الثالثة هو جهاز التوجيه. هو جهاز التوجيه هو ما يجعل Make.com قوية. انقر على رمز المفتاح على الصلة بعد OpenAI، اختر إضافة جهاز التوجيه. ستنتشر ثلاثة فروع من ذلك. على كل فروع نضع مرشحًا، وهذا هو الشرط الذي يتطلب اتخاذ تلك المسار. فروع الأول: مرشح حيث يساوي استجابة OpenAI الرصاص. فروع الثاني: يساوي الدعم. فروع الثالث: يساوي الضجيج. هذه هي شجرة القرار. من هنا يتم إرسال البريد الإلكتروني إلى أسفل في طريق واحد بالضبط بناءً على ما قررته ChatGPT. الآن نشرط ما يحدث على كل فروع.

الخطوة الرابعة، فرع الرصاص. هذه هي المسار ذي القيمة العالية. في فرع الرصاص، أضف وحدتين. أولاً، النظرية، إنشاء عنصر قاعدة البيانات. قم بتوصيل النظرية الخاصة بك، اختر قاعدة البيانات الخاصة بك، وخترق الحقول. موضوع من Gmail يذهب إلى عنوان. جسم يذهب إلى ملاحظات. رسالة البريد الإلكتروني المرسل يذهب إلى بريد الإلكتروني. حدد الحالة إلى الرصاص الجديد. حفظ. الوحدة الثانية على نفس الفرع: سلاك، إرسال رسالة. اختيار قناة، كتابة الرسالة: رصاص جديد فقط ضرب صندوق البريد بالإضافة إلى الموضوع والمرسول. خريطة تلك الحقول. حفظ. الآن عندما تشاتجبت تصنف رسالة البريد الإلكتروني كرصاصة، تحدث شيئان تلقائيًا، يتم إنشاء مدخل CRM وأصبح محمومًا. الوقت من وصول رسالة البريد الإلكتروني إلى لي معرفتها: حوالي ثلاث ثوانٍ.

الخطوة الخامسة، فرع الدعم. في هذا الفرع لا أريد التلقائية الكاملة، لأن دعم العملاء يتطلب حكمي الفعلي. لذلك بدلاً من الرد مباشرة، فإن سير العمل يضع مسودة للرد الذي يجلس في صندوق البريد الخاص بي ينتظرني مراجعته. إضافة وحدة Gmail، إنشاء مسودة. ل: خريطة الرسالة البريدية. الموضوع: Re بالإضافة إلى الموضوع الأصلي. الجسم: أرسل مكالمة OpenAI أخرى هنا التي تأخذ محتوى البريد الإلكتروني وتكتب ردًا أول مسودة ودية بناءً على قالب. يقع مسودة في مجلد مسوداتي. أفتحها، وإصلاحها إذا لزم الأمر، اضغط على إرسال. عشرون ثانية من العمل بدلاً من ثلاث دقائق من البدء من الصفر.

الخطوة السادسة، فرع الضوضاء، هذه هي الأسهل: إضافة وحدة Gmail، تعديل رسالة، رسم رسالة رسالة من الزناد، وضع إضافة علامات على علامة قمت بإنشائها تسمى الضوضاء والعلامة على أنها قراءة على نعم، هذا كل شيء. رسائل الإخبار، عروض مبيعات، إشعارات تلقائية، كل ذلك يتم حفظها على علامة الضوضاء دون أن تظهر في صندوق البريد الرئيسي. أنا لا أراها أبداً. إنها لا تخلق تركيزي أبداً.

الخطوة السابعة، اختبرها. انقر فوق إرسال رسالة إلكترونية اختبارية مرة واحدة في أسفل Make.com. أرسل لنفسك رسالة إلكترونية اختبارية، حاول إحدى الأرباح الواضحة، سؤال دعم واحد، دعم واحد. شاهد وحدات يضيء الأخضر كما يتدفق البريد الإلكتروني. ثلاثة أخطاء شائعة. واحد، OpenAI يعود أكثر من كلمة واحدة. تصحيح: إضافة رد مع كلمة واحدة فقط، لا وجود لخطوة، لا توضيح مرتين في الإشارة. اثنان، فروع الجهاز التوجيه لا تطلق النار. تصحيح: تحقق بالضبط من أن قيم المرشح الخاص بك هي الحرف الأصغر مطابقة الرصاص، الدعم، والضجيج. ثلاثة، تضرب الحد المطلوب من صفحة Make. تصحيح: خطة Pro هي تسعة وعشرين دولارا في الشهر. لمدة خمس ساعات في الأسبوع، قم بالتحليل.

ثلاثة طرق لتوسيع هذا بعد أن يكون لديك قاعدة تعمل. واحد، استبدال وحدة OpenAI مع كلود. نفس الفكرة، نموذج مختلف. أنا أفضل كلود للانتباه عندما يكون البريد الإلكتروني غامض. اثنان، إضافة فرع رابع ل VIPs. إذا كان المرسل على قائمة من الأشخاص المهمين، توجيه إلى قناة Slack ذات الأولوية منفصلة التي تفرض لي حتى في عطلة نهاية الأسبوع. ثلاثة، ربط هذا التدفق العمل مع GPTs المخصصة الخاصة بك من الفيديو الأخير. بدلا من إجراء OpenAI عام الدعوات في Make، يمكنك ضرب GPT محددة تدرب على أسلوب الدعم الخاص بك أو صوت المبيعات. السيناريو الأساسي هو الأساس. كل شيء آخر يجمع على رأس ذلك.

الخطوط الزجاجية الكاملة لـ Make.com موجودة في التعريف. يمكنك استيرادها مباشرة إلى حسابك، الملف، الاستيراد، ورقمة JSON. عشرين ثانية. الاشتراك لأن فيديو التالي أنا أُبني الزناد الذي يسحب القيود من GPT المخصصة داخل Notion تلقائياً. هذه هي الحلقة التي تقوم فيها الذكاء الاصطناعي بإنشاء القيادة، وتعالجها عمليات عملي، وتحديثات CRM دون أن ألمسها.